朝出社すると、昨日のトラブルの続きが待っている。昼までに出す見積もりがある。午後は電話と問い合わせ。気づけば夕方で、「新人に手順を教える」は、また明日に回る。
明日も、同じことが起きるでしょう。急ぎの仕事は、毎日新しく来るからです。
仕事を、大事さと急ぎで分ける
仕事は、大事かどうかと急ぎかどうかで、四つに分かれます。
急ぎの仕事は、向こうから声をかけてきます。電話が鳴り、締め切りが迫り、誰かが呼びに来る。だから放っておいても、やらずには済みません。
一方で右上の「大事だが、急ぎではない」仕事は、誰も呼びに来ません。今日やらなくても、今日は困らないからです。人を育てること、手順を言葉にすること、同じ失敗が起きない仕組みを作ること。どれもここに入ります。
そしてこの枠の仕事をやらずにいると、半年後や一年後に、左上の「大事で、急ぎ」に姿を変えて戻ってきます。教えていなかった新人が、大きな失敗をする。一人しか知らなかった仕事が、その人の退職で止まる。
「急ぎを放っておけ」という話ではない
この分け方は、「急ぎの仕事は後回しにして、大事なことを先にやれ」という意味で語られることがあります。しかし、今日のトラブルを放っておくわけにはいきません。左上は、やるしかない仕事です。
見直すのは、左下の「急ぎに見えるが、大事ではない」仕事です。すぐ返さなくてよい連絡に、すぐ返していないか。目的のはっきりしない集まりに、毎回出ていないか。ここで浮いた時間を、右上に回します。
右上の仕事に、先に時間を取る
- 予定に、先に入れる：週に一度、30分でも「新人と手順を見直す」を予定に入れる。空いた時間にやろうとすると、空いた時間は来ない
- 小さく切る：「手順書を作る」は大きすぎて始まらない。「今週は、受け付けの手順を一つだけ書く」に切る
- 一人で抱えない：右上の仕事は、チームで分ける。誰がいつやるかを決める
- 一日の終わりに、四つに分けてみる：今日やった仕事を四つの枠に分ける。左下が多い日は、翌日に減らす所がある
仕事を分けるときに使う型
- 優先順位の表（無料テンプレート）：大事さと急ぎで、どれから始めるかを決めるとき
- 4-2 トリアージ：急ぎの質問と、あとでよい質問が混ざって押し寄せるとき
- 4 先に教えることの順番表：教えることが多すぎて、どこから教えるか迷うとき
まとめ
急ぎの仕事は、向こうから来ます。大事だが急ぎではない仕事は、誰も呼びに来ません。だから予定に先に入れ、小さく切り、急ぎに見えるだけの仕事から時間を回す。人を育てる時間は、空いた時間には来ないのです。
来週の予定表に30分だけ、新人と一緒に使う時間を入れてみてください。
